Dokumentoinnilla tarkoitetaan yksinkertaisesti jonkin tapahtuman tai työvaiheen kirjalliseen tai kuvalliseen muotoon tallentamista myöhempää käyttöä varten. Otetaan siis talteen tietoa, jota voidaan tarvita myöhemmin. Rakennus- ja saneerausprojekteissa, pienemmistä suurimpiin hankkeisiin on paljon muistettavaa ja sovittavaa, joka on syytä tallentaa. Dokumentoimalla huolellisesti työvaiheet ja prosessit, varmistutaan siitä, että kaikilla osapuolilla on selkeä kuva siitä mitä on sovittu ja mitä on tehty. Dokumentoinnin avulla osapuolet voivat varmistaa, etteivät sovitut asiat perustu muistin varaan vaan tallennettu tieto toimii kaikille osapuolille vahvistuksena siitä mitä on todella sovittu.
Oikeaoppinen dokumentointi
Dokumentointi on monimuotoista. Yksinkertaisimmallaan dokumentointi on esimerkiksi sähköpostien tai tekstiviestien vaihtoa, lisäksi kaikkia pöytäkirjoja, selosteita, sopimuksia, piirustuksia sekä tarkepiirustuksia voidaan pitää dokumentointina. Dokumentointia voi olla myös pahvin palaan merkatut mitat tai puhelimella lähetty kuva. Kuulostaa varmaan tutulta, että työmaalla etsitään sitä yhtä kipsilevyn palaa tai laudanpätkää, johon oli juuri merkattu mitat. ”Missä ne nyt olivat?” Dokumentointi on usein kirjavaa ja siksi jopa sekavaa. Tietojen tallentaminen käy työlääksi, tietoa häviää tai tietoa ei vaan yksinkertaisesti tallenneta, vaikka pitäisi. Järjestelmällinen dokumentointi on kuitenkin projektissa kaikkien osapuolten etu. Tilaaja varmistuu siitä, että saa mitä tilaa, valvoja pystyy seuraamaan laadun toteutumista ja urakoitsija pystyy todentamaan tekemänsä työn laadun ja toteutukset. Kaikki tietävät, että dokumentointia pitäisi tehdä enemmän ja paremmin, eikä kukaan kiistä sen tarpeellisuutta. Kuitenkin melko usein saa kuulla ettei ”punakyniä” ole tehty, tai dokumentointi on hoidettu lähettelemällä Whatsapp -viestejä, eikä oikein kukaan lopulta tiedä missä tärkeät tiedot ovat tallessa, kun asiaan palataan myöhemmin. Miksi dokumentointi on niin vaikeaa? Miten siinä voisi onnistua? Mitä hyötyä siitä lopulta on?
Dokumentoinnin tehtävä?
Dokumentointi voi perustua osapuolten vapaaehtoisuuteen, lain vaatimuksiin tai sopimuksiin. Usein dokumentointi alkaa jo hankkeen esisuunnittelussa ja osa dokumentoinnista säilyy käytössä jo varsinaisen hankkeen päätyttyä, koko rakennuksen elinkaaren ajan. Hyvin laaditun dokumentoinnin avulla saadaan kuvattua koko projekti alusta loppuun ja dokumentointia voidaan hyödyntää myös tulevissa projekteissa sekä kiinteistön elinkaaren aikana, huolto- ja korjaustöissä. Dokumentoinnin avulla osapuolet varmistuvat, että sopimuksia on noudatettu ja työn jälki on sovitun laadun mukaista. Hankkeissa on yleistä, että todelliset olosuhteet eivät vastaa suunnittelua ja muutokset vaativat uusia ratkaisuja. Muutoksista on tehtävät selkeät sopimukset ja kuvattava lopullinen toteutus. Usein dokumentointi on myös ainut tapa varmistua piiloon jäävien rakenteiden ja asennusten toteutuksesta jälkikäteen.
Tärkeimmät dokumentointikohteet rakennus- ja taloteknisissä urakoissa
- Piiloon jäävien rakennelmien ja asennusten dokumentointi
Rakenteet ja asennukset, jotka jäävät piiloon, ovat ehdottoman tärkeitä tallentaa, jotta voidaan varmistua toteutusten laadusta. Kun toteutukset jäävät piiloon, valitettavasti myös houkutus ”vaihtoehtoisille toteutuksille” kasvaa, kun ”eihän se jää näkyviin”. Suunnitelmista poikkeavat toteutukset tulevat yleensä esiin vain negatiivisessa yhteydessä, kun vahinko on jo päässyt syntymään. Oikein tehdyllä dokumentoinnilla voidaan varmistua lopullisesta toteutuksesta ja myös selvittää myöhemmin mahdollisesti ilmestyvien ongelmien syy. Kun kalusteasentajan naula puhkaisee vesijohdon, on LVI urakoitsijan hyvä osoittaa dokumentoinnin avulla, että putki on ollut suunnitellulla paikalla.
- Työmaan olosuhteiden dokumentointi
Usein urakan aikana tulee vastaan olosuhteita ja tilanteita, joita ei ole voitu vielä suunnittelu vaiheessa tietää. Tämä on erityisen yleistä saneerauksissa, kun vanha dokumentaatio on puutteellista, olosuhteet ovat muuttuneet tai tiedot eivät vastaa todellisuutta. Toki myös uudisrakentamisessa sattuu ja tapahtuu, eikä ole varmasti ainutkertaista, että aliurakoiden kohdatessa, toteutukset eivät vastaakaan aivan sitä mitä oli suunniteltu. Kalusteasentajien saapuessa paikalle, huomataan etteivät tilat ole valmiit asennuksia varten ja aloitus viivästyy. Ottamalla kuvat tilasta voit todentaa, ettei töitä voitu aloittaa ajallaan. Lisäksi olosuhteiden pitää vastata laatuvaatimuksia. Dokumentoimalla vallitsevat olosuhteet, voidaan vahvistaa, että työt on suoritettu ohjeiden mukaisissa olosuhteissa ja esimerkiksi suojaukset on tehty oikein. Muuttuneet olosuhteet voivat oikeuttaa urakoitsijan korvaukseen tai urakka-ajan pidennykseen.
- Muutostöiden sekä lisätöiden dokumentointi
Lähtökohtaisesti työsuoritteet tehdään suunnitelmien mukaisesti ja kaikkia muutostöitä varten tulee tehdä erillinen sopimus muutoksista. Muutostyötä varten on tehtävä muutoskatselmus. Dokumentoimalla heti muutostyöntarve tai ehdotus, voidaan prosessia nopeuttaa, kun osapuolet saavat heti tiedon tarpeesta ja olosuhteista. Lisäksi ehdotukset lisätöistä tai niiden tarpeesta on olennaista dokumentoida. Lisätyöt voidaan todeta ja hyväksyttää hyvän dokumentoinnin avulla. Kun muutostyön tarve on todettu, sovittu työstä ja dokumentoitu tehty työ, on keskustelu kustannuksista huomattavasti helpompi. Parhaassa tapauksessa voit siis lisätä myyntiä, sekä asiakkaan tyytyväisyyttä laadukkaalla dokumentoinnilla.
- Tarkepiirustukset tai niin sanottu punakynädokumentointi
Asennukset toteutetaan suunnitelmien mukaisesti, kuitenkin käytännössä on lähes mahdotonta suunnitella aukottoman yksityiskohtaisesti kaikki toteutettavat asennukset niin, ettei työnaikaista suunnittelua ja ratkaisuja tarvittaisi. Etenkin vanhemmissa kohteissa, piirustuksiin ei voida luottaa ja muutosten kirjaaminen voi olla puutteellista. Huolellisesti laadittujen punakynämerkintöjen avulla on helppo laatia luovutuspiirustukset ja varmistua työn laadusta. Usein punakynien kerääminen on kuitenkin haastava tehtävä, koska tavat merkintöjen tekemisessä ovat vaihtelevia. Osa tekee merkintöjä huolellisesti, osa ei. Joskus urakasta kertyy myös mahdoton läjä erilaisia rutistettuja paperilappuja sekä sotkuisia merkintöjä, joita suunnittelijat lähtevät sitten piirtämään puhtaaksi useista eri versioista. Ainakin jollain tapaa ymmärrettävään muotoon. Laadukkaasti tehdyt tarkepiirustukset ovat kaikkien etu, mutta pahimmillaan riesa ja vaiva piirustusten laatijalle.
- Katselmuksien sekä tarkastuksien dokumentointi
Projektin aikana suoritetaan useita katselmuksia, jossa projektin osapuolet tarkastelevat kohteella vallitsevia olosuhteita sekä työnjälkeä. Katselmuksista tehdään pöytäkirja, jonka avulla varmistutaan siitä, mitä katselmuksessa todettiin. Kirjallisen pöytäkirjan rinnalle on hyvä dokumentoida myös kiistattoman objektiivista tietoa kohteesta, kuten kuvia. Vaikka pöytäkirja laaditaan kirjalliseen muotoon ja hyväksytetään katselmuksen osallistujilla, voi kirjallinen tuotos olla kuitenkin myöhemmin tulkitsemisen varainen. Valokuvat sen sijaan jättävät vähemmän tulkinnan varaa. Esimeriksi asuinhuoneistossa tapahtuvan kylpyhuoneremontin aikana, katselmuksessa voidaan suojauksen todeta onnistuneen odotetulla tavalla, eikä huoneistossa ollut havaittavissa työn aiheuttamia jälkiä. Myöhemmin asukas kuitenkin huomaa eteisen maton alla naarmuja ja syyttää urakoitsijan aiheuttaneen jäljet kuljettaessaan tarvikkeita kohteelle. Ilman kuvia, urakoitsijan on vaikea osoittaa, että eteisen lattiat olivat samassa kunnossa urakan alkaessa ja päättyessä.
- Lakisääteiset ja sitovat dokumentit
Rakennus- ja taloteknisiin urakoihin liittyy lakisääteisiä sekä sitovia dokumentteja, joiden dokumentointi jo niiden sitovuuden vuoksi on yleensä paremmin hallussa. Tällaisia dokumentteja ovat esimeriksi sitovat tarjoukset, sopimukset ja työmaapäiväkirjat, kokouspöytäkirjat ja niin edelleen. Sitovia sopimuksia voidaan tehdä ja tehdäänkin myös suullisesti, mutta suullisen sopimuksen todentaminen jälkikäteen on haastava, joten vähintään jonkinlainen vahvistus suullisesta sopimuksesta on hyvä dokumentoida myöhempää käyttöä varten. Vaikka osapuolia sitovat dokumentit yleensä tehdään huolellisesti kirjalliseen muotoon, on dokumenttien saatavuus joskus haastavampaa. Paperiset dokumentit, jossain toimiston kaapissa, ovat aivan liian kaukana työmaaolosuhteista, jos jotain tarvitaan hetkessä. Tärkeiden asiakirjojen tallentaminen helposti saatavaan muotoon, parantaa tietojen saatavuutta ja vähentää virheiden määrää.
Dokumentoinnin haasteet ja ongelmat
Kaikki tietävät, että dokumentointi on tärkeää, mutta miksi dokumentointi on sitten usein niin haastavaa? Miksi dokumentointi koetaan niin vaikeana? Rakentaminen on erittäin kilpailtu ala, eikä kannattavuus ja katteet huimaa päätä. Urakat kilpailutetaan tiukan kustannuslähtöisesti ja urakoitsijoiden kilpailu kärjistyy hintakilpailuksi, jossa helposti liikutaan kannattavuuden rajoilla. Pienetkin muutokset urakan kustannuksissa ja aikatauluissa tekevät urakasta kannattamattoman. Tiukat aikataulut, suuret taloudelliset riskit, kilpailutilanne sekä heikko kannattavuus eivät lisää rakennusalan toimijoiden halua kehittää toimintatapoja. Alan jatkuvasti kasvanut vaatimustaso ja heikkenevä tuottavuus ajavat toimijat ahtaalle, tilanteeseen, jossa laadun kehittäminen koetaan haastavaksi. Kaikki muutokset ovat riskejä, jos ennenkin on toimittu näin, niin miksei nytkin? (https://www.ril.fi/fi/rakennustekniikka/puheenjohtajan-blogi-digitalisaatio-tarjoaa-tyokaluja-rakennusalalle) Yksi merkittävistä dokumentoinnin haasteista on myös vastuun ja tehtävien jako dokumentoinnissa. Dokumentointi olisi parasta suorittaa mahdollisimman vähin välikäsin, heti kun dokumentointi on mahdollista. Kuitenkin usein henkilö, jonka pitäisi dokumentointi tehdä, ei itse tarvitse dokumentointia tai joudu korjaamaan puutteellisesta dokumentoinnista aiheutuvia ongelmia. Työmaalla asentajat ja rakentajat ovat yleensä ensimmäiset henkilöt, jotka voivat dokumentoida toteutuneita asennuksia ja rakenteita. Kuitenkin asentajien ja rakentajien osalta työ on yleensä tässä vaiheessa ”valmis”. Työmaalla työskentelevä asentaja ei välttämättä henkilökohtaisesti tarvitse dokumentointia enää ja mahdolliset jälkiselvittelyt lankeavat jonkun muun, kuten työnjohdon vastuulle.
Digitaalinen dokumentointi
Dokumentointiin on nykyään tarjolla paljon digitaalisia välineitä, jotka tarjoavat helpotusta dokumentointiin. Tästä huolimatta suurin osa dokumentoinnista tehdään manuaalisesti kynällä paperille ja etenkin työmaaolosuhteissa käytössä ovat paperiset dokumentit, joiden säilyttäminen, siirtäminen ja jakaminen on haastavaa, kallista ja hidasta. Esimerkiksi linjasaneeraus urakassa työmaapiirustusten ja muiden dokumenttien tulostus kustannukset ovat usein jopa 2000 € tai enemmän, riippuen kohteen koosta ja luonteesta. Digitaaliset työkalut koetaankin usein haastaviksi ja liian monimutkaiseksi käyttää. Asentaja kokee, että merkinnät on helpompi tehdä pahvin palaseen kuin käyttää minuutti sovelluksen opettelemiseen puhelimella. Haluttomuutta opetella käyttämään digitaalisia ratkaisuja voi selittää myös se, että rakennusalaa on pidetty perinteisesti matalan kynnyksen alana, jonne työllistyvä henkilöstö ei lähtökohtaisesti ole välttämättä kovinkaan ”digiorientoitunutta” ja kiinnostuneita teknologiasta. Työssään ammattitaitoiset ja kokeneet rakentajat ja asentajat eivät välttämättä ole kovinkaan kiinnostuneita opettelemaa digitaalisen välineiden käyttöä. Toisaalta taas, jos välineet ovat liian haastavia opetella käyttämään, ne ovat jo lähtökohtaisesti epäonnistuneet tehtävässään. Kannusteiden ollessa heikot, kilpailun ollessa kovaa, urakoiden ollessa haastavia yhdistettynä tarjolla olevien välineiden vaikeaan omaksuttavuuteen ovat omiaan heikentämään dokumentoinnin kehittymistä, vaikka tarve onkin tunnistettu.
Kuinka onnistua dokumentoinnissa?
Miten ihmeessä dokumentoinnissa voi sitten onnistua? Millä tempuilla saadaan tarvittavat tiedot talteen, kuinka dokumentointia säilytetään ja kuinka dokumentointiin sitoutetaan.
- Dokumentoinnin helppous
Kuten edellä jo käytiin läpi, dokumentointiin liittyy paljon haasteita. Yleensä helpoimmat ratkaisut johtavat toimintaan. Kun kiire painaa päälle, työt ovat raskaita ja haastavia, helppous voittaa aina. Dokumentoinnista pitää pyrkiä tekemään niin helppoa, että sen tekeminen tapahtuu luontevasti. Valitsemalla helposti omaksuttavat välineet dokumentointiin, voidaan dokumentoinnin järjestelmällisyyttä ja laatua parantaa huomattavasti. Työmaalla ymmärrettävästi kärsivällisyys ja aika uusien toimintatapojen ja välineiden opiskeluun ovat rajallisia, joten välineiden tulisi olla erittäin helppoja omaksua. Valitsemalla välineet ja toimintatavat, jotka ovat helppo omaksua, vähennät muutosvastarintaa. Kaikki muutokset aiheuttavat reaktioita. Vaikeasti omaksuttavat välineet ja toimintatavat ovat omiaan lisäämään vastarintaa ja närkästystä. Käyttöön otettavien välineiden pitäisi pystyä yhdistämään totuttuja tapoja uusiin, työtä helpottaviin ratkaisuihin. Ei siis tehdä liian rajuja hyppyjä kerralla. Digitaaliset ratkaisut ovat kuitenkin yhä enemmän kaikkien meidän arkeamme, ja työmaalla käytännössä kaikilla on taskussaan puhelin, jonka avulla mobiilidokumentointi onnistuu helposti ja kuvat ja selosteet ovat aina käden ulottuvilla.
- Dokumentoinnin selkeys
Selkeys on osa dokumentoinnin helppoutta. Mitä helpommin tiedot ovat saatavilla ja tallennettavissa, sitä varmemmin dokumentoinnissa onnistutaan. Melko usein totuus on kuitenkin se, että dokumentointi on arkistoitu enemmän tai vähemmän sekavasti toimiston perälle rullakaappeihin ja mappeihin, jotka joko ovat järjestyksessä tai sitten eivät. Sama epäjärjestelmällisyys on havaittavissa digitaalisissa dokumenttipankeissa, joihin tiedot voidaan viedä sekavaan järjestykseen, aivan kuin sekaisin olevat mapit toimistossa. Nyt kun olet innokkaasti ottanut uuden välineen käyttöön ja päätät tehdä dokumentoinnin huolella, niin into loppuu, kun vastaan tulee sekaisin oleva ”mappikansio”, etkä oikein tiedä mihin tiedot pitäisi tallentaa, mitä pitäisi tallentaa ja ennen kaikkea, mistä löydä tarvitsemasi tiedot jatkossa. Tekemällä arkistoinnista ja dokumentoinnista selkää, lasket kynnystä dokumentoinnissa onnistumiselle ja vähennät dokumentointiin menevää aikaa. Hyvä dokumentointityökalu antaa sinulle mahdollisuuden rakentaa loogisen dokumenttipankin dokumenteille, josta ne ovat tarvittaessa helposti haettavissa.
- Dokumentoinnin organisointi ja aktivointi
Kun dokumentointiin on valittu helpoimmat toimintatavat ja välineet ja dokumentointi on järjestetty selkeästi, on aika tarkastella mitä dokumentoidaan ja milloin. Lähtökohtaisesti, dokumentointia on tuskin koskaan liikaa, paitsi silloin, jos dokumentoinnin määrä häiritsee selkeyttä ja tietojen löydettävyyttä. Turhaa tietoa ei siis kannata tallentaa, mutta yleensä on helpompi karsia liiallisesta tiedosta, kuin yrittää jälkikäteen kalastella tietoja. Määrittele siis mitä tietoja haluat kerätä dokumentoinnilla, mikä on tärkeintä ja mikä on ehdottomasti saatava. Kuvaa selkeästi, mitä odotat dokumentoinnilta ja esitä selvästi mitä vaiheita ja tietoja haluat dokumentoitavan työmaalla. Esimerkiksi Lieke -Sovelluksella voit helpottaa työtä luomalla projekteihin valmiiksi kansiot eri työvaiheiden valokuville, tarkepiirustuksille ja lisäämällä kansioihin ohjeet dokumentointia varten ja korostamalla työselosteisiin vaiheet, joista on tärkeää saada dokumentointia. Näin voit ohjata ja seurata dokumentoinnin toteutumista projektin aikana. Kuten missä tahansa muutoksessa, muista seurata tuloksia ja kannustaa henkilöstöä uusien toimintatapojen käyttöönottoon. Pakottamalla saadaan harvoin hyviä tuloksia, mutta kun onnistuminen tehdään helpoksi ja kannustavaksi, on onnistuminen todennäköisempää.
Dokumentointi ja sen lisähyödyt
Työnjälki, luottamus ja laatu ovat itsestään selviä dokumentoinnin tavoitteita, mutta raha puhuu. Yleensä yrityksen tavoite on kuitenkin tuottaa tulosta, joten kaiken kehityksen on johdettava tuottavuuteen. Tässä sinulle muutama idea, miten tehokas dokumentointi lisää tulosta viivan alle:
- Lisämyynti dokumentoinnilla
Laadukkaan dokumentoinnin avulla voit osoittaa lisätyökohteita, parantaa asiakkaan tyytyväisyyttä ja ehdottaa lisätöitä. Työmaalla otettu kuva urakan ulkopuolelle jäävästä, mutta korjattavassa olevasta kohteesta voi olla hyvä mahdollisuus myydä lisätöitä ja samalla vahvistaa asiakaskokemusta sekä rakentaa luottamusta toimijaan.
- Dokumentointi erottavaisuustekijänä
Rakentamisen liiketoimintasektorilla kilpailu on kovaa ja erottautumiskeinot ovat vähissä. Viestintä tilaajan, suunnittelijan, valvojan ja urakoitsijan välillä on erittäin tärkeässä roolissa. Usein riidat ja reklamaatiot syntyvätkin tilanteessa, jossa tiedon kulku on päässyt katkeamaan. Esittämällä, miten huolellisesti dokumentointi toteutetaan ja tuottamalla laadukkaat raportit tilaajalla ja valvojalle, korotat varmasti profiiliasi ja saat lisää hyviä referenssejä. Teet tarjousneuvottelussa positiivisen vaikutuksen esittämällä miten kaikki tarvittava tieto on raportoitu ja tallennettu selkeästi ja voit näyttää referenssin toteutuneista urakoista.
- Dokumentointi säästää kustannuksia
Tehokas dokumentointi säästää kustannuksia vähentämällä toimijoiden välisiä ristiriitoja, tiedonkulun ongelmia ja jopa tuhansien eurojen arvoisia vahinkoja. Helpolla mobiilidokumentoinnilla voit varmistua, ettei tiedon kulku katkea. Uusimmat kuvat ja selosteet ovat aina saatavilla ja dokumentointi työmaalla tallentuu oikeaan paikkaan reaaliaikaisesti. Lisäksi säästät suoraan tulosteiden määrässä, sekä työajassa kun dokumenttien etsiminen, selvittely ja puhtaaksi piirtäminen eivät vie aikaa. 
