Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Lieke Sovellukset Oy:n Lieke Sovellusta koskeva EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 1.9.2018. Päivitetty viimeksi 18.12.2023.

Rekisterinpitäjän nimi Lieke Sovellukset Oy

Y-tunnus: 3105603-1

 

Osoite

Pohjolankatu 30

87100 Kajaani

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Silja Keränen

Sähköposti: silja.keranen@lieke.fi

Rekisterin nimi

Lieke Sovelluksen asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyperusteet ja käsittelyn tarkoitus

Lieke Sovellukset Oy:n ydinliiketoimintaa ei ole henkilötietojen käsittely. Keräämme ja käsittelemme vain omaan liiketoimintaamme liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä voi olla Lieke Sovellukset Oy:n tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu, sopimuksiin liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttäminen, sekä henkilön suostumus.

Asiakasrekisterin tarkoituksena on asiakkuuksien hoito, verkkotunnusten rekisteröinti ja ylläpito, markkinointi, tiedottaminen ja viestintä, sekä palveluiden kehittäminen. Esimerkiksi palvelun toimittamisesta tehtävä sopimus voi vaatia henkilötietojen keräämistä, joiden perusteella palvelu voidaan toimittaa sopimuksen mukaisesti.

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat nimitiedot, sähköpostiosoite, yritys/organisaatio, puhelinnumero, laskutustiedot, muut asiakassuhteen aikana esiin tulleet asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät henkilötiedot, sekä markkinointi- ja esittelytapahtumien aikana esiin tulleet henkilötiedot.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista, vierailujen ja sosiaalisen median kautta sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan (esim. markkinointi- ja esittelytapahtumat). Lisäksi Lieke Sovelluksen verkkosivuston kautta tallennetut henkilötiedot (yhteydenottolomake) sekä kaupallisista tai julkisista rekistereistä hankitut henkilötiedot.

Toisinaan on tarpeen kerätä henkilötietoja muulta taholta kuin henkilöltä itseltään, esimerkiksi henkilön työnantajalta asiakassuhteemme tai sopimuksen perusteella. Tällainen henkilötietojen kerääminen saattaa olla tarpeen Lieke Sovellukset Oy:n tai kolmannen tahon, kuten henkilön työnantajan oikeutettujen etujen vuoksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

 

Rekisterissä olevat henkilötietoryhmät

Keräämme henkilötietoja seuraavista ryhmistä: Lieke Sovellukset Oy:n asiakkaat ja palveluidemme käyttäjät, sopimuskumppanit, yhteistyökumppanit, potentiaaliset asiakkaat ja yrityksellemme tavaroita tai palveluita toimittavat tahot.

 

Rekisterissä olevien henkilötietojen vastaanottajat

Keräämiemme henkilötietojen vastaanottajia voivat olla yrityksemme ja sen työntekijät (vain ne, joilla on oikeus käsitellä rekisteröityjä henkilötietoja), tilitoimisto (kirjanpito), tilintarkastaja (kirjanpito), sovelluskehittäjä (sovelluksen ylläpito) ja verkkopalvelun tuottaja sekä maksunvälittäjä (laskutus).

 

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään sopimusten velvoittaman ajan, sekä kuusi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Suostumuksen perusteella käsiteltävät viestintätiedot säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksensa. Kirjanpitoaineiston vaatimia tietoja säilytetään kirjanpitolain vaatima kuusi vuotta.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lieke Sovellukset Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneille markkinoinnin tai asiakassuhteen hoitamiseen liittyvissä asioissa. Lieke Sovellukset Oy voi siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos palvelun tuottaminen sitä vaatii. Näitä siirrettäviä tietoja kuvataan “Rekisterin tietosisältö” kohdassa.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

 

Henkilötietojen luovuttamatta jättäminen

Jos henkilö ei halua, että hänen henkilötietojaan kerätään rekisteriin tai käsitellään, hän ei voi saada käyttöönsä Lieke Sovelluksen käyttäjätunnusta ja salasanaa. Sovelluksen käyttäjätunnus perustuu käyttäjän voimassaolevaan sähköpostiosoitteeseen. Sovelluksen käyttäjät on tarvittaessa pystyttävä yksilöimään, ja tähän tarvitaan henkilötietoja.

 

Arkaluontoisten henkilötietojen käsittely

Lieke Sovellukset Oy ei kerää eikä käsittele arkaluontoisia henkilötietoja, joita ovat esimerkiksi poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen näkemys tai rikoksiin liittyvät tiedot.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalisen aineiston muodostamista pyritään välttämään. Jos manuaalisen aineiston muodostaminen on kuitenkin välttämätöntä, pyritään aineistoa säilyttämään vain välttämättömän ajan, kunnes aineisto voidaan tallettaa sähköiseen muotoon. Manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti tai jos aineistoa ei voida hävittää, aineisto säilytetään manuaalisessa muodossa Lieke Sovellukset Oy:n yhteistyökumppanina toimivan tilitoimiston tiloissa.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti muun muassa virustorjunnan, palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä varmuuskopioinnin avulla.

Lieke Sovellukset Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja, sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

Rekisteröidyn oikeus peruuttaa suostumuksensa

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa jatkokäsittelyyn ja uusien henkilötietojen keräämiseen. Peruutusilmoitus tulee lähettää rekisterinpitäjälle joko sähköpostilla tai kirjallisena. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen henkilötietojen käsittely lopetetaan niiltä osin kuin käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen.

Rekisteröidyn peruuttaessa suostumuksensa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn, poistuu häneltä samalla oikeus Lieke Sovelluksen käyttäjätunnukseen ja salasanaan, jos ne ovat olleet hänen käytössään.

 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa) toimittamalla henkilötiedot joko sähköisessä tai paperisessa muodossa.

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Kun rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan, poistuu häneltä samalla oikeus Lieke Sovelluksen käyttäjätunnukseen ja salasanaan, jos ne ovat olleet hänen käytössään.

Henkilötietoihin liittyvät pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Henkilötietoihin liittyvissä pyynnöissä rekisteripitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.